Polityka prywatności

Jakie dane zbieramy

Tylko to, czego potrzebujemy do niezawodnej pracy Twojego workspace.

• Dane konta, takie jak imię i nazwisko, firmowy e-mail oraz tożsamość rozliczeniowa.
• Dane operacyjne, m.in. połączenia, rezerwacje, zadania i zdarzenia procesów.
• Telemetria bezpieczeństwa, w tym urządzenie, region IP oraz znaczniki czasu dostępu.

Dlaczego je wykorzystujemy

• Aby dostarczać aktywne procesy Valeron i codzienne operacje.
• Aby wykrywać nadużycia, oszustwa lub podejrzane wzorce dostępu.
• Aby poprawiać jakość usługi dzięki zagregowanej, zanonimizowanej analityce produktu.

Zapytania z formularza na stronie

Gdy piszesz do nas przez formularz kontaktowy na valeronsystems.com.

• Otrzymujemy Twoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail lub numer telefonu, miasto i treść wiadomości.
• Używamy ich wyłącznie do odpowiedzi na Twoje zapytanie, w tym do przygotowania oferty, jeśli o nią poprosisz. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy pytasz o ofertę (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy); w pozostałych przypadkach oraz w zakresie przechowywania korespondencji przez okres wskazany poniżej — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi i obsłudze dalszego kontaktu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
• Formularz wysyła jedną wiadomość e-mail do firmowej skrzynki Valeron Systems przez Resend. Nic nie jest zapisywane w bazie danych Valeron OS; korespondencja jest przechowywana w firmowej skrzynce pocztowej prowadzonej przez GoDaddy, naszego dostawcę poczty e-mail. Obaj dostawcy są wymienieni na stronie „Podwykonawcy”.
• Firmowe skrzynki pocztowe (GoDaddy Professional Email na platformie Titan) działają na infrastrukturze AWS w USA, dlatego Twoje zapytanie i nasza korespondencja są przekazywane poza EOG. Zabezpieczeniem jest umowa powierzenia przetwarzania danych GoDaddy (Data Processing Addendum): standardowe klauzule umowne UE i/lub ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework). Samo powiadomienie e-mail jest dostarczane przez Resend (Plus Five Five, Inc., USA), a treść wiadomości i logi dostarczenia są przechowywane w USA przez 30 dni; zabezpieczeniem jest DPA Resend (standardowe klauzule umowne UE i/lub ramy ochrony danych UE–USA). Kopię każdego z tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na support@valeronsystems.com z tematem PRIVACY.
• Wiadomość e-mail z powiadomieniem, która zawiera Twoje zapytanie, usuwamy z firmowej skrzynki po 90 dniach od otrzymania; kosz skrzynki jest opróżniany po kolejnych 30 dniach. Dalszą korespondencję z Tobą przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do odpowiedzi na zapytanie i obsługi dalszego kontaktu. Jeśli zawrzemy umowę, obowiązują jej zasady przechowywania.
• Aby ograniczyć nadużycia, serwer przechowuje w pamięci jednokierunkowy skrót Twojego adresu IP przez maksymalnie 1 godzinę i nie używa go do niczego innego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Administratorem danych jest Grupa Rapid Sp. z o.o., spółka stojąca za Valeron Systems. W sprawie dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia lub sprzeciwu napisz na support@valeronsystems.com z prefiksem tematu PRIVACY; konto nie jest potrzebne. Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO, uodo.gov.pl).

Rozmowy telefoniczne z asystentem głosowym AI

Gdy dzwonisz na linię obsługiwaną przez asystenta głosowego Valeron Systems: linię salonu albo jedną z linii Valeron Systems.

• Administrator danych: firma, do której dzwonisz. Obecnie asystent odbiera wyłącznie własne linie Valeron Systems — linię demonstracyjną +48 71 723 17 85 i linię firmową +48 71 723 18 09; dla obu administratorem jest Grupa Rapid Sp. z o.o., spółka stojąca za Valeron Systems (kontakt: support@valeronsystems.com). Gdy asystent odbiera linię salonu, administratorem jest salon, a Grupa Rapid Sp. z o.o. obsługuje połączenie w imieniu salonu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO); każdą linię salonu wymieniamy w tej sekcji — z nazwą i danymi kontaktowymi salonu — zanim zostanie włączona.
• Zanim asystent się odezwie, nagrany lub syntezowany komunikat informuje Cię, że rozmawiasz z asystentem AI i że rozmowa może być nagrywana i transkrybowana. Asystent zostaje włączony tylko wtedy, gdy naciśniesz 1. Naciśnięcie 1 jest dobrowolne: bez niego połączenie się kończy, a asystent nie zostaje włączony. Z firmą, do której dzwonisz, możesz nadal skontaktować się w inny sposób, np. pisemnie lub osobiście.
• Cel i podstawa prawna: asystent odpowiada na Twoje pytania i pomaga umówić lub potwierdzić wizytę; rozmowę przetwarza automatycznie (rozpoznawanie mowy, model językowy i synteza mowy). Rozmowa z asystentem, w tym jej nagrywanie i transkrypcja, odbywa się wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wyrażasz, naciskając 1. Zapis Twojej odpowiedzi przechowujemy, aby móc wykazać tę zgodę (art. 7 ust. 1 RODO).
• Dziennik połączeń: przy każdym połączeniu — także gdy nie naciśniesz 1 — zapisywane są czas, kierunek, wynik połączenia i Twój numer telefonu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy, do której dzwonisz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): obsługi i zabezpieczenia linii telefonicznej (wykrywania awarii i nadużyć), rozpatrywania reklamacji oraz rozliczania kosztów połączeń. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania, pisząc na adres podany niżej.
• Okres przechowywania: transkrypcja i streszczenie rozmowy są usuwane po 30 dniach od zakończenia połączenia, dziennik połączeń (czas, kierunek, wynik, Twój numer telefonu) po 90 dniach, a zapis Twojej zgody (status, wersja komunikatu, znacznik czasu — nigdy audio, transkrypcja ani numer telefonu) po 365 dniach. Valeron Systems nie przechowuje plików audio rozmów. Przechowywanie po stronie dostawcy głosu opisuje strona „Retencja i usuwanie”.
• Odbiorcy: połączenie przenosi Twilio (łączność telefoniczna), a obsługuje ElevenLabs (asystent głosowy). Obaj dostawcy przetwarzają dane połączenia w USA na podstawie standardowych klauzul umownych UE i/lub ram ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework); pełna lista z regionami i zabezpieczeniami znajduje się na stronie „Podwykonawcy”.
• Twoje prawa: rozmowę możesz zakończyć w każdej chwili, rozłączając się — asystent wtedy przestaje działać; zgodę możesz wycofać w każdej chwili, równie łatwo jak jej udzielenie: zadzwoń ponownie na tę samą linię z tego samego numeru i gdy usłyszysz prośbę o naciśnięcie 1, naciśnij 9; albo napisz na support@valeronsystems.com (temat zaczynający się od PRIVACY ułatwia nam obsługę, ale rozpatrzymy każdą wiadomość), podając swój numer telefonu oraz przybliżony czas połączenia. Usuniemy wtedy transkrypcje i streszczenia Twoich rozmów z tą linią, zlecimy dostawcy głosu usunięcie jego kopii i potwierdzimy to w ciągu miesiąca — SMS-em lub telefonicznie na ten numer, a przy wniosku e-mailowym e-mailem. Dziennik połączeń i zapis zgody przechowujemy przez okresy podane wyżej, ponieważ opierają się na opisanych wyżej podstawach, a nie na Twojej zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Masz też prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia i sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO, uodo.gov.pl). Wnioski dotyczące linii salonu możesz skierować do salonu albo na ten sam adres; jako podmiot przetwarzający pomagamy salonowi na nie odpowiedzieć.

Zgłoszenia na pokaz z formularzy reklamowych (Facebook/Instagram)

Gdy zgłaszasz chęć obejrzenia pokazu za pośrednictwem formularza Instant Form Valeron Systems na Facebooku lub Instagramie, obsługiwanego przez Meta Platforms Ireland Ltd.

• Administrator danych: Grupa Rapid Sp. z o.o. (marka Valeron Systems), ul. Adama Mickiewicza 4-5, 56-500 Syców, KRS 0001252402. Kontakt: support@valeronsystems.com.
• Dane zbierane przez formularz: imię i nazwisko (wstępnie wypełnione przez Meta z Twojego profilu), numer telefonu, nazwa salonu, miejscowość oraz preferowana pora dnia do kontaktu telefonicznego (rano / w południe / po południu / wieczorem).
• Źródło danych: formularz Instant Form na Facebooku lub Instagramie, serwis obsługiwany przez Meta Platforms Ireland Ltd. Meta wstępnie wypełnia pola z Twojego profilu i przekazuje nam odpowiedź z formularza.
• Cel: wyłącznie ustalenie terminu pokazu Valeron AI, o który prosisz w formularzu. O ewentualnym dalszym przetwarzaniu danych w trakcie pokazu poinformujemy Cię przed jego rozpoczęciem.
• Podstawa prawna: dane z formularza przetwarzamy wyłącznie w celu ustalenia terminu pokazu Valeron AI: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy z Tobą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli reprezentujesz inny podmiot — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest wtedy obsługa jego zapytania i ustalenie terminu pokazu. Telefonicznie kontaktujemy się wyłącznie za Twoją uprzednią zgodą, zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę na kontakt możesz wycofać w każdej chwili, także podczas rozmowy lub pisząc na support@valeronsystems.com — po jej wycofaniu nie będziemy dzwonić w tym celu.
• Okres przechowywania: dane zgłoszenia przechowujemy przez czas niezbędny do jego obsługi, nie dłużej niż 90 dni od wysłania formularza. Jeżeli zawrzemy umowę, dalszemu przetwarzaniu podlegają wyłącznie dane niezbędne do jej zawarcia i wykonania oraz realizacji obowiązków prawnych — zasady i okresy tego przetwarzania przedstawimy w odrębnej informacji.
• Odbiorcy: zgłoszenia przechowujemy w Meta Leads Center (Meta Platforms Ireland Ltd.). Przy realizacji zamówionego kontaktu telefonicznego numer telefonu przetwarzają również operatorzy telekomunikacyjni obsługujący połączenie. Informacje o tym, jak Meta przetwarza dane, w tym o ewentualnym przekazywaniu ich poza Europejski Obszar Gospodarczy, znajdziesz w polityce prywatności Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Twoje prawa: masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz wycofania zgody na kontakt telefoniczny w każdej chwili (jak opisano powyżej). Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO, uodo.gov.pl). W związku z obsługą tego zgłoszenia Grupa Rapid Sp. z o.o. nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przysługuje Ci także prawo do przenoszenia danych. Prawo sprzeciwu dotyczy przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Statystyki odwiedzin strony (bez plików cookie)

Gdy przeglądasz publiczne strony valeronsystems.com (stronę główną, strony prawne, bezpieczeństwo, technologię, partnerów, instalację, list intencyjny i stronę demo).

• Korzystamy z Vercel Web Analytics (Vercel Inc.), usługi tworzącej zagregowane statystyki odwiedzin. Nie ustawia ona plików cookie i niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce (ani cookie, ani local storage). Przetwarzanie jest ograniczone do minimum niezbędnego do pomiaru ruchu na naszej własnej stronie — wyłącznie zagregowane wyświetlenia stron, bez identyfikatorów śledzących między stronami. Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w wiedzy, które strony są czytane, oraz w utrzymaniu działania strony); nie pojawia się w banerze zgody na cookies, ponieważ do tego celu nie są używane pliki cookie ani podobne technologie przechowywania.
• Zakres: wyłącznie statystyki zagregowane — liczba odwiedzin i wyświetleń stron, odwiedzone strony (sama ścieżka, bez parametrów adresu), kraj, rodzaj urządzenia, przeglądarka i system operacyjny oraz strona odsyłająca. Nie wysyłamy zdarzeń niestandardowych, identyfikatorów użytkowników ani treści formularzy, a przed zliczeniem usuwamy z każdego adresu część po znaku zapytania.
• Nie jest zliczane: zalogowany panel i workspace, strony logowania i rejestracji, linki z osobistym tokenem (rezerwacje, zgody i podobne), strona wniosków o prywatność oraz procesy onboardingu i zgłoszeń pokazu.
• Odwiedzający nie jest identyfikowany trwałym identyfikatorem i nie jest śledzony między stronami ani w kolejnych dniach; statystyki nie pozwalają nam ustalić, kim jesteś. W zakresie, w jakim jakiekolwiek z tych danych byłyby danymi osobowymi, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w wiedzy, które strony są czytane, i w utrzymaniu działania strony; w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw, pisząc na support@valeronsystems.com (temat zaczynający się od PRIVACY).
• Odbiorca: Vercel Inc. (USA), który hostuje stronę i działa jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie DPA Vercel (standardowe klauzule umowne UE i/lub ramy ochrony danych UE–USA); jest wymieniony na stronie „Podwykonawcy”.

Twoje uprawnienia

• Uwierzytelnione wnioski o dostęp/eksport, korektę i usunięcie danych: /legal/privacy-requests (po zalogowaniu).
• Akceptacja Regulaminu/Polityki prywatności jest zapisywana przy rejestracji z dokładną wersją i datą.
• Preferencje cookie kontrolujesz banerem zgody i na stronie Polityki plików cookie.
• Konfiguracja dostępu opartego o role oraz widoczności audytu w zespole.