Privacybeleid

Wat we verzamelen

Alleen wat nodig is om je workspace betrouwbaar te laten werken.

• Accountgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres en factuuridentiteit.
• Operationele data zoals gesprekken, boekingen, taken en workflow-gebeurtenissen.
• Beveiligingstelemetrie inclusief apparaat, IP-regio en toegangstijdstempels.

Waarom we het gebruiken

• Om actieve Valeron-workflows en dagelijkse operaties te leveren.
• Om misbruik, fraude of verdachte toegangspatronen te detecteren.
• Om de dienstkwaliteit te verbeteren met geaggregeerde, geanonimiseerde productanalyse.

Contactverzoeken via de website

Als je ons schrijft via het contactformulier op valeronsystems.com.

• We ontvangen je naam, de naam van je bedrijf, je e-mailadres of telefoonnummer, de plaats van je bedrijf en je bericht.
• We gebruiken ze alleen om je vraag te beantwoorden, inclusief een offerte als je daarom vraagt. De rechtsgrond is AVG artikel 6, lid 1, onder b, als je naar een offerte vraagt (stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst); in andere gevallen, en voor het bewaren van de correspondentie gedurende de hieronder genoemde periode, artikel 6, lid 1, onder f: ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden en vervolgcontact af te handelen. Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking.
• Het formulier stuurt één e-mail naar de zakelijke inbox van Valeron Systems via Resend. Er wordt niets opgeslagen in de Valeron OS-database; de correspondentie wordt bewaard in onze zakelijke mailbox bij GoDaddy, onze e-mailprovider. Beide leveranciers staan vermeld op de Subverwerkers-pagina.
• De zakelijke mailboxen (GoDaddy Professional Email op het Titan-platform) draaien op AWS-infrastructuur in de Verenigde Staten, dus je verzoek en onze correspondentie worden buiten de EER doorgegeven. De waarborg is het GoDaddy Data Processing Addendum: de EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-VS Data Privacy Framework. De notificatie-e-mail zelf wordt bezorgd door Resend (Plus Five Five, Inc., VS), waarvan de berichtinhoud en bezorglogs in de VS worden opgeslagen gedurende 30 dagen; de waarborg is de DPA van Resend (EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-VS Data Privacy Framework). Een kopie van elk van beide waarborgen kun je opvragen via support@valeronsystems.com met als onderwerp PRIVACY.
• De notificatie-e-mail met je verzoek verwijderen we 90 dagen na ontvangst uit de zakelijke mailbox; de prullenbak van de mailbox wordt na nog eens 30 dagen geleegd. Verdere correspondentie met jou bewaren we alleen zolang dat nodig is om je vraag te beantwoorden en vervolgcontact af te handelen. Volgt er een overeenkomst, dan gelden de bewaarregels daarvan.
• Om misbruik te beperken, bewaart de server een eenrichtingshash van je IP-adres maximaal 1 uur in zijn geheugen, en voor niets anders (AVG artikel 6, lid 1, onder f).
• Verwerkingsverantwoordelijke is Grupa Rapid Sp. z o.o., het bedrijf achter Valeron Systems. Voor inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid of bezwaar schrijf je naar support@valeronsystems.com met onderwerpprefix PRIVACY; een account is niet nodig. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit (Prezes UODO, uodo.gov.pl).

Telefoongesprekken met de AI-spraakassistent

Als je een lijn belt die wordt beantwoord door de spraakassistent van Valeron Systems: de lijn van een salon of een van de eigen lijnen van Valeron Systems.

• Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat je belt. Op dit moment beantwoordt de assistent alleen de eigen lijnen van Valeron Systems — de demonstratielijn +48 71 723 17 85 en de bedrijfslijn +48 71 723 18 09; voor beide is Grupa Rapid Sp. z o.o., het bedrijf achter Valeron Systems, de verwerkingsverantwoordelijke (contact: support@valeronsystems.com). Beantwoordt de assistent de lijn van een salon, dan is de salon de verwerkingsverantwoordelijke en handelt Grupa Rapid Sp. z o.o. het gesprek namens de salon af als verwerker (AVG artikel 28); elke salonlijn wordt in deze sectie vermeld, met de naam en contactgegevens van de salon, voordat hij wordt ingeschakeld.
• Voordat de assistent spreekt, vertelt een opgenomen of gesynthetiseerde melding je dat je met een AI-assistent praat en dat het gesprek kan worden opgenomen en getranscribeerd. De assistent wordt alleen verbonden als je op 1 drukt. Dat is vrijwillig: doe je het niet, dan eindigt het gesprek en wordt de assistent niet verbonden. Je kunt het bedrijf dat je belde ook op een andere manier bereiken, bijvoorbeeld schriftelijk of persoonlijk.
• Doel en rechtsgrond: de assistent beantwoordt je vragen en helpt je een afspraak te maken of te bevestigen; hij verwerkt het gesprek automatisch (spraakherkenning, een taalmodel en spraaksynthese). Het gesprek met de assistent, inclusief opname en transcriptie, vindt alleen plaats met je toestemming (AVG artikel 6, lid 1, onder a), die je geeft door op 1 te drukken. Een vastlegging van je antwoord bewaren we om die toestemming te kunnen aantonen (AVG artikel 7, lid 1).
• Gesprekslog: bij elk gesprek — ook als je niet op 1 drukt — worden het tijdstip, de richting, de uitkomst en je telefoonnummer vastgelegd, op basis van het gerechtvaardigd belang van het bedrijf dat je belt (AVG artikel 6, lid 1, onder f): het beheren en beveiligen van de telefoonlijn (storingen en misbruik opsporen), het afhandelen van klachten en het verrekenen van belkosten. Je kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken door te schrijven naar het hieronder vermelde adres.
• Bewaartermijnen: het transcript en de samenvatting van het gesprek worden 30 dagen na het einde van het gesprek verwijderd, het gesprekslog (tijdstip, richting, uitkomst, je telefoonnummer) na 90 dagen en de vastlegging van je toestemming (status, berichtversie, tijdstempel — nooit audio, een transcript of een telefoonnummer) na 365 dagen. Valeron Systems slaat geen audiobestanden van gesprekken op. De opslag bij de spraakprovider staat beschreven op de pagina Bewaren en verwijderen.
• Ontvangers: het gesprek loopt via Twilio (telefoonverbinding) en wordt afgehandeld door ElevenLabs (de spraakassistent). Beide verwerken gespreksgegevens in de Verenigde Staten onder de EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-VS Data Privacy Framework; de volledige lijst met regio's en waarborgen staat op de Subverwerkers-pagina.
• Je rechten: je kunt het gesprek op elk moment beëindigen door op te hangen — de assistent stopt dan; je kunt je toestemming op elk moment intrekken, net zo eenvoudig als je die gaf: bel dezelfde lijn opnieuw vanaf hetzelfde nummer en druk op 9 wanneer je wordt gevraagd op 1 te drukken; of schrijf naar support@valeronsystems.com (een onderwerp dat begint met PRIVACY helpt ons het verzoek door te sturen, maar elk bericht telt), met je telefoonnummer en het geschatte tijdstip van het gesprek. We verwijderen dan de transcripten en samenvattingen van je gesprekken met die lijn, laten de spraakprovider zijn kopie verwijderen en bevestigen dit binnen een maand — per sms of telefonisch op dat nummer, of per e-mail als je schreef. Het gesprekslog en de vastlegging van je toestemming bewaren we gedurende de hierboven genoemde termijnen, omdat die op de hierboven beschreven grondslagen berusten en niet op je toestemming. Intrekking doet geen afbreuk aan de verwerking vóór de intrekking. Je hebt ook recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, en het recht een klacht in te dienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit (Prezes UODO, uodo.gov.pl). Verzoeken over de lijn van een salon kun je aan de salon of aan hetzelfde adres richten; als verwerker helpen we de salon ze te beantwoorden.

Demo-aanvragen via advertentieformulieren (Facebook/Instagram)

Als je een demo-aanvraag indient via een Instant Form van Valeron Systems op Facebook of Instagram, beheerd door Meta Platforms Ireland Ltd.

• Verwerkingsverantwoordelijke: Grupa Rapid Sp. z o.o. (merk Valeron Systems), ul. Adama Mickiewicza 4-5, 56-500 Syców, KRS 0001252402. Contact: support@valeronsystems.com.
• Via het formulier verzamelde gegevens: voor- en achternaam (door Meta vooringevuld vanuit je profiel), telefoonnummer, salonnaam, plaats en de voorkeurstijd van de dag voor contact (ochtend / middag / namiddag / avond).
• Bron: het Instant Form op Facebook of Instagram, een dienst beheerd door Meta Platforms Ireland Ltd. Meta vult velden vooraf in vanuit je profiel en stuurt de formulierrespons naar ons.
• Doel: uitsluitend het plannen van de Valeron AI-demo die je via het formulier aanvraagt. Als er in verband met de demo verdere verwerking van je gegevens plaatsvindt, informeren we je daarover vóór aanvang van de demo.
• Rechtsgrond: we verwerken de formuliergegevens uitsluitend om de Valeron AI-demo in te plannen: op grond van AVG artikel 6, lid 1, onder b, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst met jou, of op grond van AVG artikel 6, lid 1, onder f, als je een andere organisatie vertegenwoordigt — in dat geval is ons gerechtvaardigd belang het afhandelen van haar verzoek en het inplannen van de demo. We nemen alleen telefonisch contact op met jouw voorafgaande toestemming, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake elektronische communicatie. Je kunt je toestemming om gebeld te worden op elk moment intrekken, ook tijdens het gesprek of door te schrijven naar support@valeronsystems.com — na intrekking bellen we je niet meer voor dit doel.
• Bewaartermijn: we bewaren de aanmeldingsgegevens gedurende de tijd die nodig is voor de afhandeling ervan, maar niet langer dan 90 dagen na de inzenddatum van het formulier. Als we een overeenkomst sluiten, worden alleen de gegevens die nodig zijn voor het sluiten en uitvoeren ervan en voor de nakoming van wettelijke verplichtingen verder verwerkt — de regels en termijnen van die verwerking verstrekken we in een afzonderlijke mededeling.
• Ontvangers: we slaan aanmeldingen op in Meta Leads Center (Meta Platforms Ireland Ltd.). Bij het telefonische contact waar je om hebt gevraagd, verwerken ook de telecomaanbieders die het gesprek afhandelen je telefoonnummer. Voor informatie over hoe Meta je gegevens verwerkt, inclusief mogelijke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, zie het privacybeleid van Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Jouw rechten: je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en het op elk moment intrekken van je toestemming om gebeld te worden (zoals hierboven beschreven). Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit (Prezes UODO, uodo.gov.pl). In verband met de afhandeling van deze aanmelding neemt Grupa Rapid Sp. z o.o. geen beslissingen over jou die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of jou op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen. Als de verwerking op geautomatiseerde wijze plaatsvindt op grond van AVG artikel 6, lid 1, onder b, heb je ook recht op gegevensoverdraagbaarheid. Het recht van bezwaar geldt voor de verwerking op grond van AVG artikel 6, lid 1, onder f.

Bezoekstatistieken van de website (zonder cookies)

Wanneer je de openbare pagina's van valeronsystems.com bekijkt (startpagina, juridische pagina's, beveiliging, technologie, partners, installatie, intentieverklaring en de demopagina).

• We gebruiken Vercel Web Analytics (Vercel Inc.), een dienst die geaggregeerde bezoekstatistieken maakt. De dienst plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser (geen cookies, geen local storage). De verwerking is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is om het bezoek aan onze eigen site te meten — uitsluitend geaggregeerde paginaweergaven, zonder cross-site-identificatoren. De rechtsgrond voor deze verwerking is AVG artikel 6, lid 1, onder f (ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's worden gelezen en de site draaiende te houden); de dienst verschijnt niet in de cookietoestemmingsbanner omdat voor dit doel geen cookies of vergelijkbare opslagtechnologieën worden gebruikt.
• Reikwijdte: uitsluitend geaggregeerde statistieken — aantal bezoeken en paginaweergaven, de bezochte pagina's (alleen het pad, zonder adresparameters), land, apparaattype, browser en besturingssysteem en de verwijzende site. We sturen geen aangepaste gebeurtenissen, gebruikers-ID's of formulierinhoud, en we verwijderen het deel na het vraagteken uit elk adres voordat het wordt geteld.
• Niet geteld: het ingelogde paneel en de werkruimte, de inlog- en registratiepagina's, links met een persoonlijk token (boeking, toestemming en dergelijke), de pagina voor privacyverzoeken en de onboarding- en aanvraagstromen van de demo.
• De bezoeker wordt niet geïdentificeerd met een permanente identifier en wordt niet gevolgd over sites of dagen heen; de statistieken laten ons niet zien wie je bent. Voor zover deze gegevens persoonsgegevens zijn, is de grondslag artikel 6, lid 1, onder f AVG — ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's worden gelezen en de site draaiende te houden; je kunt op elk moment bezwaar maken via support@valeronsystems.com (onderwerp beginnend met PRIVACY).
• Ontvanger: Vercel Inc. (VS), die de site host en onze verwerker is op grond van zijn DPA (EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU–VS Data Privacy Framework); vermeld op de pagina Subverwerkers.

Jouw controles

• Geauthenticeerde verzoeken voor toegang/export, correctie en verwijdering: /legal/privacy-requests (na aanmelding).
• Uw acceptatie van Voorwaarden/Privacy wordt bij registratie vastgelegd met exacte versie en tijdstempel.
• Cookievoorkeuren beheert u via de toestemmingsbanner en de Cookiebeleid-pagina.
• Configureer rolgebaseerde toegang en auditzichtbaarheid per team.